บริษัท สามสหายยนต์ จำกัด

บริษัท สามสหายยนต์ จำกัด

ความเป็นมา

                บริษัท สามสหายยนต์ จำกัด เป็นบริษัททำธุรกิจตัวแทนจำหน่าย ในด้านยานยนต์ โดยจะเน้นไปในรถจักรยานยนต์โดยส่วนใหญ่  จัดตั้งขึ้นในปี 2554 โดยผู้บริหารที่เป็นเพื่อนร่วมกันลงทุนและจัดตั้งบริษัทนี้ขึ้นด้วยความชื่นชอบในกิจการและความชอบส่วนบุคคลที่เกี่ยวกับยานพาหนะ โดยเฉพาะรถจักรยานยนต์ และได้ความช่วยเหลือจากบริษัทใหญ่ อาทิเช่น บริษัท ฮอนด้า บริษัทยามาฮ่า เป็นต้น ช่วยสนับสนุนและจัดส่งสินค้าให้กับทางบริษัทเป็นตัวแทนจำหน่าย ช่วยเหลือทุนงบประมาณที่ขาด ทั้งนี้ บริษัทได้เปิดทำการในวันที่ 11 มกราคม 2554 โดยมีทั้งหมด 6 แผนก จำนวนพนักงานในบริษัท 60 คน แผนกละ 10 คน โดยบริษัทตั้งอยู่ที่ อำเภอหัวหิน จังหวัดประจวบคีรีขันธ์

ลักษณะการทำงานในระบบเดิม

                การทำงานในระบบเดิมๆนั้นของบริษัทที่ตั้งขึ้นมาช่วงแรกมักจะมีปัญหาในหลายๆด้าน ทุกแผนก ส่วนใหญ่แล้วจะเป็นปัญหาในการทำงานล้าช้าเพราะทางบริษัทยังไม่มีงบประมาณในการพัฒนาระบบสารสนเทศที่ดีในบริษัทได้ ดังนั้น บริษัทจึงต้องใช้บุคลากรในการทำงานเป็นส่วนมากในการทำงาน อาทิเช่น การจัดทำบัญชี รายรับ – รายจ่าย ต้องเขียนลงสมุดบันทึก การเข้างานหรือการลงทะเบียนเข้างานนั้นต้องให้พนักงานมาลงชื่อเข้างานในสมุดประจำวัน การประชาสัมพันธ์ล่าช้าเพราะขาดเครื่องมือที่มีคุณภาพ การตลาดมีการขายสินค้าที่ไม่ดีเพราะปัญหาจากการประชาสัมพันธ์ที่ไม่ดี แผนกคลังสินค้า ขาดสินค้าหรือสินค้าไม่พอเพียงหรือขาดสต๊อกเพราะไม่ทราบในการขายสินค้า ต้องใช้วิธีจดบันทึก ทำให้บางครั้งข้อมูลหาย ปัญหาทั้งหมดนี้เพราะขาดระบบที่จะช่วยในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพของบริษัท ทำให้ทางบริษัทเกิดการทำงานที่ผิดพลาดสูงและส่งผลให้ขาดทุน หรือส่งผลการอยู่รอดของบริษัทได้

ภารกิจหลักของบริษัท

1 ขายสินค้าที่มีคุณภาพให้ลูกค้า

2 บริการลูกค้าด้วยความเต็มใจ

3 บริการหลังการขายที่ยอดเยี่ยมที่สุดและมีคุณภาพ

วัตถุประสงค์

1 เพื่อเพิ่มยอดขายให้มากขึ้น

2 เพื่อพัฒนาคุณภาพของพนักงาน

3 เพื่อพัฒนาคุณภาพของสินค้า

4 เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากขึ้น

เป้าหมายของบริษัท

สร้างการประชาสัมพันธ์เพื่อให้ได้ยอดขายสูงสุดและสร้างผลกำไรที่ยั่งยืน

แผนผังการบริหารงานในบริษัท สามสหายยนต์ จำกัด

                          หน้าที่ ปัญหา และการแก้ปัญหาของแต่ละแผนก มีดังนี้

 แผนกคลังสินค้า

         - จัดสั่งซื้อ จัดหารถและอุปกรณ์บำรุงรักษาสภาพรถ
         - เปิดเอกสารใบขอซื้อ/ใบสั่งซื้อ จัดใบขอราคา/สืบราคา
         - วางแผนการรับ-ส่งซื้อขายรถ

         - คัดแยกสินค้าตามยี่ห้อและรุ่นของสินค้า

ปัญหาคือ          - ในแต่ละเดือนไม่สามารถทราบได้แน่ชัดว่าบริษัทสั่งสินค้าจำนวนเท่าไร ราคา มากเท่าไร

            - บิลสั่งของอาจหล่นหายจนเช็คของคลาดเคลื่อน

            - บางครั้งสั่งไม่ตรงตามที่ต้องการ

                            - เมื่อจำนวนรถไม่พอแก่ความต้องการแผนกคลังสินค้าควรหารถอย่างรวดเร็ว

การแก้ปัญหา    - ต้องใช้ระบบคอมพิวเตอร์บันทึกการจัดซื้อและบันทึกจำนวนสินค้า

                               ของแต่ละเดือนและออก  บิลการสั่งซื้อ

                             - ต้องใช้ระบบคอมพิวเตอร์ในการคัดแยกสินค้าและจัดเก็บสินค้า

แผนกบุคคล

                      - จัดหาและคัดเลือกพนักงานที่เข้ามาทำงาน

                      - ทำทะเบียนพนักงาน เก็บประวัติพนักงาน

                      - ทำทะเบียนลูกค้า เก็บประวัติลูกค้า

ปัญหาคือ  - พนักงานไม่สามารถตรวจสอบตารางการทำงานผ่านทางอื่นได้

    - ไม่สามารถรู้ถึงจำนวนพนักงานที่ต้องการรับได้

                    - ไม่สามารถสืบค้นประวัติพนักงานย้อนหลังได้             

                    - ไม่สามารถสืบค้นประวัติลูกค้าย้อนหลังได้

 การแก้ปัญหา  – ต้องใช้ระบบคอมพิวเตอร์บันทึกประวัติการทำงานของพนักงานเพื่อง่ายต่อการสืบค้น

           - ต้องใช้ระบบคอมพิวเตอร์บันทึกประวัติการทำงานของลูกค้าเพื่อง่ายต่อการสืบค้น

           - ต้องใช้ระบบคอมพิวเตอร์ลิงค์ผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ตลงตารางการทำงานของพนักงาน

แผนกบัญชีและการเงิน

  - เปิดใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้
  - จัดทำใบวางบิลค่าสินค้า/ค่าขนส่งสินค้าและบริการอื่น
  - จัดซื้อ จัดหารถ จัดจ้างพนักงาน
  - ตรวจสอบการรับเงินโอน เช็ค เงินสด ออกใบเสร็จรับเงิน
  - วางแผนการชำระค่าสินค้า อุปกรณ์และบริการต่างๆ
  - เสนอเช่นเช็ค โอนเงิน จ่ายเช็ค จัดทำรายงานทางการเงินและบัญชี

ปัญหาคือ  - อาจเกิดข้อผิดพลาดเรื่องเงินได้สูง

                  - จ่ายค่าตอบแทนให้แก่พนักงานได้ยาก

                  - ในการคิดบัญชีรายรับรายจ่ายทำได้ยาก

                  - สืบค้นบัญชีย้อนหลังได้ยาก

                  - ใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้ไม่ชัดเจนอาจเกิดการเข้าใจผิดได้

การแก้ปัญหา  - ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ในการคำนวนรายรับรายจ่าย การทำใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า/

                             ใบแจ้ง หนี้ฯ

                       - ใช้ระบบอินเตอร์เน็ตในการออนไลน์ผ่านธนาคารเข้าบัญชีเงินฝากของให้พนักงาน

แผนกบัญชีและการเงิน

  - เปิดใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้
  - จัดทำใบวางบิลค่าสินค้า/ค่าขนส่งสินค้าและบริการอื่น
  - จัดซื้อ จัดหารถ จัดจ้างพนักงาน
  - ตรวจสอบการรับเงินโอน เช็ค เงินสด ออกใบเสร็จรับเงิน
  - วางแผนการชำระค่าสินค้า อุปกรณ์และบริการต่างๆ
  - เสนอเช่นเช็ค โอนเงิน จ่ายเช็ค จัดทำรายงานทางการเงินและบัญชี

ปัญหาคือ   - อาจเกิดข้อผิดพลาดเรื่องเงินได้สูง

                    - จ่ายค่าตอบแทนให้แก่พนักงานได้ยาก

                    - ในการคิดบัญชีรายรับรายจ่ายทำได้ยาก

                    - สืบค้นบัญชีย้อนหลังได้ยาก

                    - ใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้ไม่ชัดเจนอาจเกิดการเข้าใจผิดได้

การแก้ปัญหา  - ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ในการคำนวนรายรับรายจ่าย การทำใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า/

                             ใบแจ้ง หนี้ฯ

                       - ใช้ระบบอินเตอร์เน็ตในการออนไลน์ผ่านธนาคารเข้าบัญชีเงินฝากของให้พนักงาน 

แผนกประชาสัมพันธ์

- สำรวจความพึงพอใจของลูกค้าเพื่อพัฒนาคุณภาพ

- ประสานงานในการจัดทำแผนปฏิบัติประจำปี

- ติดตามผล และสรุปผลงานแผนทุกหน่วยงานตามแผนวิสาหกิจประจำปี

- ประชาสัมพันธ์สินค้า

ปัญหาคือ  - ต้องไปประเมินความต้องการและความพึงพอใจของลูกค้าด้วยตัวเอง

                  -ไม่สามารถประชาสัมพันธ์ให้แก่ลูกค้าได้อย่างทั่วถึง

การแก้ปัญหา  - ต้องใช้ระบบอินเตอร์เน็ตในการตรวจสอบความพึงพอใจขอลูกค้า และการประชาสัมพันธ์  แต่การประชาสัมพันธ์สินค้านี้อาจใช้โทรทัศน์ วิทยุ โพสเตอร์ฯ

                  แผนกการตลาด

-                   จัดการวางแผนการจำหน่ายสินค้า

-                   จัดการให้บริการลูกค้าและให้คำแนะนำเกี่ยวกับสินค้า

-                   ประเมินยอดขายของสินค้าแต่ละประเภท

-                   กำหนดราคาสินค้า

ปัญหาคือ   - ไม่ทราบเกี่ยวกับข้อมูลสินค้ามากเท่าที่พอสมควร

-                   ไม่สามารถประเมินยอดขายได้เพราะขาดอุปกรณ์อำนวยความสะดวก

-                   ไม่ทราบราคาท้องตลาดหรือราคาที่ทางผู้ผลิตกำหนดขึ้น

การแก้ปัญหา   - ในระบบสารสนเทศทางอินเตอร์เน็ตในการค้นหาข้อมูลหรือติดต่อขอข้อมูลสินค้าของทางบริษัทผู้ผลิตโดยใช้ระบบออนไลน์ข้อมูล และต้องใช้ระบบการคิดคำนวนการประเมินความเสี่ยงความเป็นไปได้สูงที่สุดของการประเมินยอดขาย

แผนกซ่อมบำรุงคุณภาพและจัดส่งสินค้า

-             ตรวจสอบและซ่อมบำรุงสินค้า

-             บริการซ่อมบำรุงสินค้าหลังการขาย

-             ตรวจสอบอุปกรณ์ที่เป็นส่วนประกอบของสินค้า

-            จัดส่งสินค้าให้แก่ลูกค้าเมื่อลูกค้าไม่สามารถมารับเองได้หรือไปรับสินค้าที่ชำรุดเสียหายเพื่อนำกลับมาซ่อมบำรุงรักษา

ปัญหาคือ – ไม่สามารถตรวจสอบการอุปกรณ์หรืออะไหล่สินค้าได้ว่ามีหรือไม่

                   -  ไม่สามารถทราบได้ว่าสินค้าชิ้นไหนเป็นของลูกค้าท่านใด

การแก้ปัญหา – ต้องใช้ระบบเชื่อมโยงในการตรวจดูว่าในบริษัทมีอุปกรณ์ที่ต้องการหรือไม่

     -  ต้องใช้ระบบในการเชื่อมโยงดูข้อมุล

ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้าและแผนกการตลาด

                แผนกการตลาดไม่ทราบว่าในคลังสินค้ามีสินค้าที่ลูกค้าต้องการหรือไม่และแผนกคลังสินค้าก็ไม่ทราบว่าแผนกการตลาดมีจุดประสงค์ต้องการสินค้าชนิดไหน หรือมีการสั่งจองสินค้าประเภทไหนมากที่สุด

ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้าและการเงิน

                แผนกการเงินไม่ทราบว่าแผนกคลังสินค้าต้องการงบประมาณเท่าใดในการจัดซื้อสินค้าและเมื่อจัดซื้อไปแล้วหรือสั่งจองไปแล้วไม่สามารถคิดคำนวณได้ และแผนกคลังสินค้าไม่สามารถนำข้อมูลหรือยอดของสินค้ามาชี้แจงต่อแผนกการเงินได้เพราะไม่มีหลักฐานหรือข้อมูลที่แน่นอน

ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้ากับแผนกบุคคล

                แผนกบุคคลไม่สามารถตรวจสอบบุคคลที่มาปฏิบัติหน้าที่ในการทำงานได้และไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานคนใดอยู่ในที่ปฏิบัติหรือเปล่า และแผนกคลังสินค้าไม่สามารถชี้แจงข้อมูลการป่วยการลา ของพนักงานต่อแผนกบุคคลได้

ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้ากับแผนกประชาสัมพันธ์

                แผนกประชาสัมพันธ์ไม่สามารถทราบถึงสินค้าในคลังว่ามีสินค้าใดบ้าง ชนิดใดบ้าง ประเภทใดบ้างจึงยากในการประชาสัมพันธ์สินค้าว่ามีคุณภาพ หรือมีสินค้าอะไรบ้างในบริษัท และแผนกคลังสินค้าไม่สามารถชี้แจงข้อมูลสินค้าของบริษัทได้ทั้งหมดให้กับแผนกประสัมพันธ์ได้

ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้ากับแผนกซ่อมบำรุงคุณภาพและจัดส่งสินค้า

                แผนกซ่อมบำรุงคุณภาพไม่สามารถทราบได้ว่าสินค้าหรืออะไหล่อุปกรณ์ของสินค้าที่ใช้ในการซ่อมแซมสินค้าให้แก่ลูกค้านั้นว่ามีหรือไม่ในคลังสินค้า และแผนกคลังสินค้าไม่สามารถทราบได้ว่าแผนกซ่อมบำรุงคุณภาพและจัดส่งสินค้าต้องการอุปกรณ์ และอะไหล่ชนิดใดบ้าง

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกต่างๆ

                ไม่สามารถทราบได้ว่าบุคคลในแผนกต่างเข้าทำงานเป็นเวลาตรงเวลาบ้างหรือไหม และไม่ทราบว่ามีการขาดงาน หรือออกงานก่อนเวลาหรือไม่

ปัญหาระหว่างแผนกการเงินกับแผนกบุคคล

                แผนกการเงินไม่สามารถจ่ายอัตราเงินเดือนของพนักงานได้ เนื่องจากไม่ทราบการเข้างาน การขาดงาน การลางานของพนักงานเลย

ปัญหาระหว่างแผนกการเงินกับแผนกประชาสัมพันธ์

                แผนกการเงินไม่สามารถทราบได้ถึงงบประมาณในการใช้ประชาสัมพันธ์ของแผนกประชาสัมพันธ์ว่าต้องการประสัมพันธ์นะจุดใดและต้องใช้เงินงบประมาณเท่าใดในการทำงาน

ปัญหาระหว่างแผนกการเงินกับแผนกการตลาด

                แผนกการเงินไม่สามารถทราบยอดขายของแผนกการตลาดได้และเงินที่ได้จากการขายสินค้าไม่ทราบว่าเท่าใดและไม่มีการจัดส่งข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำ

ปัญหาระหว่างแผนกการเงินกับแผนกซ่อมบำรุงคุณภาพและจัดส่งสินค้า

                มีปัญหาตรงการใช้งบประมาณในด้านการจัดส่งเป็นส่วนมากเพราะการซ่อมบำรุงส่วนใหญ่อุปกรณ์จะอยู่ในแผนกคลังสินค้าอยู่แล้ว

ปัญหาระหว่างแผนกตลาดกับแผนกประชาสัมพันธ์

                แผนกประชาสัมพันธ์ไม่ทราบถึงข้อมูลสินค้าและการกำหนดราคาสินค้าของแผนกการตลาดและโปรโมชั่นในช่วงที่มีการเปิดตัวหรือมีสิทธิพิเศษแต่อย่างใด

สรุปปัญหาทั้งหมดของบริษัท

1.ในแต่ละเดือนไม่สามารถทราบได้แน่ชัดว่าบริษัทสั่งสินค้าจำนวนเท่าไร ราคา มากเท่า

2.บิลสั่งของอาจหล่นหายจนเช็คของคลาดเคลื่อน

3.บางครั้งสั่งไม่ตรงตามที่ต้องการ

4.เมื่อจำนวนรถไม่พอแก่ความต้องการแผนกคลังสินค้าควรหารถอย่างรวดเร็ว

5.พนักงานไม่สามารถตรวจสอบตารางการทำงานผ่านทางอื่นได้

6.ไม่สามารถรู้ถึงจำนวนพนักงานที่ต้องการรับได้

7.ไม่สามารถสืบค้นประวัติพนักงานย้อนหลังได้             

8.ไม่สามารถสืบค้นประวัติลูกค้าย้อนหลังได้

9.อาจเกิดข้อผิดพลาดเรื่องเงินได้สูง

10.จ่ายค่าตอบแทนให้แก่พนักงานได้ยาก

11.ในการคิดบัญชีรายรับรายจ่ายทำได้ยาก

12.สืบค้นบัญชีย้อนหลังได้ยาก

13.ใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้ไม่ชัดเจนอาจเกิดการเข้าใจผิดได้

14.ต้องไปประเมินความต้องการและความพึงพอใจของลูกค้าด้วยตัวเอง

15.ไม่สามารถประชาสัมพันธ์ให้แก่ลูกค้าได้อย่างทั่วถึง

16.ไม่ทราบเกี่ยวกับข้อมูลสินค้ามากเท่าที่พอสมควร

17.ไม่สามารถประเมินยอดขายได้เพราะขาดอุปกรณ์อำนวยความสะดวก

18.ไม่ทราบราคาท้องตลาดหรือราคาที่ทางผู้ผลิตกำหนดขึ้น

19.ไม่สามารถตรวจสอบการอุปกรณ์หรืออะไหล่สินค้าได้ว่ามีหรือไม่

20.ไม่สามารถทราบได้ว่าสินค้าชิ้นไหนเป็นของลูกค้าท่านใด

1. ค้นหาโครงการที่ต้องการพัฒนา

         จากการค้นหาโครงการของแต่ละแผนก

      

สามารถรวบรวมโครงการพัฒนาระบบได้ทั้งหมด 6 โครงการดังนี้

              2. จำแนกและจัดกลุ่มโครงการที่ค้นหามา

                    โครงการทั้ง 6 ที่สามารถค้นหามาได้

                    มีวัตถุประสงค์ตามโครงการที่แตกต่างกันดังนี้

                 โครงการพัฒนาระบบการจัดทำบัญชีการเงิน

แผนกบัญชีและการเงิน  /  แผนกบุคคล

-                   ไม่สามารถจ่ายเงินเดือนหรือว่าจ้างได้อย่างถูกต้องและแม่ยำ

-                   ไม่สามารถรู้ได้ว่าพนักงานคนใดมีการขาดหรือการลามากเท่าใด

-                   ไม่สามารถจัดทำบัญชีบุคคลหรือลิบเงินเดือนได้

แผนกบัญชีและการเงิน / แผนกประชาสัมพันธ์

-                   ไม่สามารถตรวจสอบการจัดทำสิ่งประชาสัมพันธ์ได้

-                   ไม่ทราบราคาอุปกรณ์การประชาสัมพันธ์

-                   ไม่สามารถตรวจสอบว่ามีการจัดทำการประชาสัมพันธ์จริงหรือไม่

แผนกบัญชีและการเงิน / แผนกการตลาด

-                   ไม่สามารถตรวจสอบและเก็บเงินยอดขายได้

-                   ไม่สามารถตรวจสอบราคาสินค้าได้

-                   ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานฝ่ายขายแต่ละคนขายสินค้าได้คนละเท่าใด

แผนกบัญชีและการเงิน / แผนกคลังสินค้า

-                   ไม่สามารถตรวจสอบสินค้าในคงคลังได้

-                   ไม่สามารถตรวจสอบราคาสินค้าที่จะสั่งซื้อได้ของแผนกคลังสินค้า

-                   ไม่สามารถจัดทำบัญชีสินค้าแต่ละชนิดได้

-                   ไม่สามารถเบิกจ่ายเงินที่จะจ่ายให้กับบริษัทผู้ผลิตได้อย่างถูกต้องได้

แผนกบัญชีและการเงิน / แผนกซ่อมบำรุงคุณภาพและจัดส่งสินค้า

-                   ไม่ทราบว่าต้องใช้งบประมาณในการจัดส่งสอนค้าให้แก่ลูกค้าเท่าใด

-                   ไม่สามารถทราบได้ว่าพนักงานของแผนกมีการพัฒนาฝีมือในการซ่อมและมีความขยันมากเท่าใด

-                   ไม่สามารถทราบได้ว่าแต่ละวันมีผู้มาขอใช้บริการเท่าใด

โครงการพัฒนาระบบบุคคลากรและทรัพยากรมนุษย์

แผนกบุคคล / แผนกบัญชีและการเงิน

-                   ตรวจสอบไม่ได้ว่าพนักงานมีการได้รับเงินเดือนหรือยัง

-                   ตรวจสอบไม่ได้ว่าพนักงานเบิกเงินล่วงหน้าหรือไม่

-                   ตรวจสอบบัญชีเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนไม่ได้

-                   ไม่สามารถแจ้งการ ลา การหยุด การขาด ของพนักงานแต่ละคนได้

แผนกบุคคล / แผนกการตลาด

-                   ไม่สามารถตรวจสอบบุคลากรในแผนกการตลาดได้ว่ามีการขายสินค้าไปเท่าใด

-                   พนักงานของฝ่ายการตลาดไม่ทราบราคาสินค้าได้เลย

แผนกบุคคล / แผนกประชาสัมพันธ์

-                   ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานมีการจัดทำประชาสัมพันธ์หรือไม่

-                   ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานออกพื้นที่หรือไม่

แผนกบุคคล / แผนกคลังสินค้า

-                   ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานคนใดทำหน้าที่อะไร

-                   ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานคนใดเป็นผู้สั่งซื้อสินค้า

-                   ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานคนใดเป็นผู้ดูแลส่วนใดบ้าง

แผนกบุคคล / แผนกซ่อมบำรุงคุณภาพและจัดส่งสินค้า

-                   ไม่สามารถทราบได้ว่าพนักงานคนใดมีความเชี่ยวชาญด้านใดบ้าง

-                   ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานมีการจัดส่งสินค้าหรือไม่

-                   ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานหรือช่างมีการมาทำงานจริงหรือไม่

โครงการพัฒนาระบบและส่งเสริมการประชาสัมพันธ์

                แผนกประชาสัมพันธ์ / แผนกบัญชีและการเงิน

-                   ไม่สามารถจัดทำแบบขอเงินงบประมาณมาทำการประชาสัมพันธ์ได้

-                   ไม่สามารถจัดแบบแผนหรือแบบการประชาสัมพันธ์เพื่อนำเสนอของบประมาณได้

-                   ไม่สามารถเขียนใบสั่งซื้ออุปกรณ์การประชาสัมพันธ์ได้

แผนกประชาสัมพันธ์ / แผนกบุคคล

-                   ไม่สามารถทราบได้ว่าพนักงานคนใดทำหน้าที่ใดในการประชาสัมพันธ์

-                   ไม่สามารถทราบได้ว่ามีพนักงานคนใดออกไปทำงานจริงหรือไม่

-                   ไม่สามารถทราบได้ว่าพนักงานมีการจัดทำอุปกรณ์หรือสั่งซื้ออุปกรณ์แล้วหรือยัง

แผนกการตลาด / แผนกประชาสัมพันธ์

-                   ไม่สามารถชี้แจงราคาสินค้าได้

-                   ไม่สามารถชี้แจงชนิดของสินค้าได้

-                   ไม่สามารถชี้แจงแผนการตลาดได้

-                   ไม่สามารถชี้แจงโปรโมชั่นได้

แผนกการตลาด / แผนกคลังสินค้า

-                   ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าสินค้าที่ต้องการในคลังสินค้ามีหรือไม่

-                   ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าสินค้านั้นมีคุณภาพแบบใด

-                   ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าอะไหล่หรืออุปกรณ์สำหรับสินค้านั้นมีอะไรบ้าง

แผนกการตลาด / แผนกซ่อมบำรุงคุณภาพและจัดส่งสินค้า

-                   ไม่สามารถแจ้งไปยังแผนกซ่อมบำรุงได้ว่ามีสินค้ามาส่งซ่อมบำรุง

-                   ไม่สามารถแจ้งได้ว่ามีการให้จัดส่งสินค้า

-                   ไม่สามารถแจ้งได้ว่าสินค้าที่ชำรุดให้ไปรับที่ใด

โครงการพัฒนาฝีมือและความชำนาญของบุคคลและระบบการจัดส่งที่มีคุณภาพ

            แผนกซ่อมบำรุงคุณภาพและจัดส่งสินค้า / แผนกบัญชีและการเงิน

-                   ไม่สามารถของบประมาณในการจัดส่งได้

-                   ไม่สามารถขอซื้อหรือเบิกอุปกรณ์หรืออะไหล่ได้

-                   ไม่สามารถแจ้งยอดการซ่อมบำรุงและการจัดส่งของลูกค้าได้

แผนกซ่อมบำรุงคุณภาพและจัดส่งสินค้า / แผนกบุคคล

-                   ไม่สามารถชี้แจงการมาทำงานได้

-                   ไม่สามารถชี้แจงความชำนาญหรือความเชี่ยวชาญได้

-                   ไม่สามารถชี้แจงหน้าที่ของแต่ละคนได้

แผนกซ่อมบำรุงคุณภาพและจัดส่งสินค้า / แผนกการตลาด

-                   ไม่สามารถชี้แจงได้ว่ามีการว่างงานหรือคิวในการซ่อมว่างหรือไม่

-                   ไม่สามารถชี้แจงการจัดส่งได้ว่ามีการจัดส่งเรียบร้อย

แผนกซ่อมบำรุงคุณภาพและจัดส่งสินค้า / แผนกประชาสัมพันธ์

-                   ไม่สามารถชี้แจงความเชี่ยวชาญของช่างแต่ละคนได้

-                   ไม่สามารถบอกได้ว่ามีบริการด้านใดบ้าง

แผนกซ่อมบำรุงคุณภาพและจัดส่งสินค้า / แผนกคลังสินค้า

-                   ไม่สามารถทราบได้ว่าในคลังสินค้ามีอุปกรณ์หรืออะไหล่ชนิดใดบ้าง

-                   ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่ามีสินค้าที่ต้องจัดส่งในคลังสินค้าหรือไม่

โครงการพัฒนาระบบการจัดเก็บคงคลัง

               

แผนกคลังสินค้า / แผนกบัญชีและการเงิน

-                   ไม่สามารถชี้แจงสินค้าที่ต้องสั่งได้

-                   ไม่สามารถเขียนใบสั่งซื้อได้

-                   ไม่สามารถสรุปยอดของในคลังสินค้าได้

-                   ไม่สามารถสรุปยอดเงินที่ต้องชำระในคลังสินค้าได้

แผนกคลังสินค้า / แผนกบุคคล

-                   ไม่สามารถชี้แจงได้ว่าพนักงานมาทำงานหรือไม่

-                   ไม่สามารถชี้แจงได้ว่าพนักงานแต่ละคนทำหน้าที่ใด

แผนกคลังสินค้า / แผนกการตลาด

-                   ไม่สามารถชี้แจงได้ว่ามีสินค้าที่ต้องหรือไม่

-                   ไม่สามารถชี้แจงราคาสินค้าได้

-                   ไม่สามารถชี้แจงสินค้าในคลังได้ว่ามีการหมดหรือเสียหาย

แผนกคลังสินค้า / แผนกประชาสัมพันธ์

-                   ไม่สามารถชี้แจงลักษณะของสินค้าและคุณภาพสินค้าได้

-                   ไม่สามารถชี้แจงได้ว่าสินค้ามีประเภทใดบ้าง

แผนกคลังสินค้า / แผนกซ่อมบำรุงคุณภาพและจัดส่งสินค้า

-                   ไม่สามารถชี้แจงได้ว่ามีอุปกรณ์หรืออะไหล่ในคลังสินค้าแล้ว

-                   ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่ามีการเบิกอุปกรณ์ไปแล้วหรือไม่

-                   ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าผู้ใดเป็นผู้เบิกอุปกรณ์

เมื่อพิจารณาปัญหาของทั้ง 6 โครงการแล้ว พบว่าล้วนแต่ให้ประโยชน์กับทางบริษัท จึงจำเป็นต้องคัดเลือกโครงการที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด

                ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำ วัตถุประสงค์ของบริษัทมาเปรียบเทียบกับทั้ง 6 โครงการ เพื่อค้นหา

       โครงการที่ตรงกับวัตถุประสงค์มากที่สุด

วัตถุประสงค์ (Objective)	ระบบการจัดทำบัญชีการเงิน	ระบบบุคคลากรและทรัพยากรมนุษย์	ระบบการกำหนดราคาสินค้าและการวางแผนการตลาด	ระบบและส่งเสริมการประชาสัมพันธ์	ระบบการจัดเก็บคงคลัง	ระบบการจัดส่งที่มีคุณภาพ
1 เพื่อเพิ่มยอดขายให้มากขึ้น	x	x	x	x	x	-
2 เพื่อพัฒนาคุณภาพของพนักงาน	x	x	-	x	-	x
3 เพื่อพัฒนาคุณภาพของสินค้า	x	-	x	-	x	x
4 เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากขึ้น	x	-	x	x	-	-

3. เลือกโครงการที่เหมาะสม

                จากตารางเปรียบเทียบโครงการตามวัตถุประสงค์ของบริษัท พบว่าระบบพัฒนาบัญชี ตรงตามวัตถุประสงค์ของบริษัทมากที่สุด แต่เนื่องจากเมื่อพิจารณาแล้วถึงงบประมาณและสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทแล้วเห็นควรว่าจะต้องนำโครงการทั้ง 6 มาพิจารณาตามข้อจำกัดเพิ่มเติม ได้แก่ขนาดโครงการ และผลประโยชน์ที่จะได้รับ เนื่องจากหากโครงการใดมีขอบเขตกว้างหรือมีขนาดใหญ่หมายถึงต้องใช้งบประมาณสูง ทำให้เกิดต้นทุนสูง ซึ่งปัจจุบันบริษัทไม่สามารถกระทำได้ แสดงรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

จากการพิจารณาทั้ง 6 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดโครงการ และผลประโยชน์ จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์ และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุด ระบบการกำหนดราคาสินค้าและการวางแผนการตลาด รองลงมา คือ ระบบบุคลากรและทรัพยากรมนุษย์ แต่ข้อจำกัดทางด้านเงินลงทุนดังนั้นทางบริษัทจึงเลือกระบบบุคลากรและทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งพัฒนาระบบนี้ที่ครอบคลุมส่วนงานทั้งหมด อีกอย่างเป็นโครงการที่มีขนาดเล็กที่บริษัทสามารถให้เงินทุนในส่วนนี้ได้

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบบุคลากรและทรัพยากรมนุษย์

หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิม และพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้น คือปัญหาความซ้ำซ้อนของแผนกต่างๆ จึงได้มีการเสนอโครงการระบบบุคลากรและทรัพยากรมนุษย์ ตามความต้องการในระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้ว จากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ด้วย DFD และจำลองข้อมูลทั้งหมดด้วย E-R Diagram นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ

ขั้นตอนสุดท้ายของระยะการวิเคราะห์ระบบของทีมพัฒนา คือ การเสนอแนวทางเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งาน โดยทีมงานได้รับมอบหมายให้ดำเนินงานในโครงการนี้ มีจำนวนทั้งสิ้น 3 คน ประกอบด้วยหัวหน้าทีม 1 คน ตำแหน่งนักวิเคราะห์ระบบ ทำหน้าที่คอยกำกับ ดูแล ประสานงานกับผู้บริหารและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ส่วนทีมโปรแกรมเมอร์อีก 2 คน พร้อมนี้ ได้จัดทำกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการเบื้องต้น ของระบบบุคลากรและทรัพยากรมนุษย์โดยมีรายละเอียดดังนี้

จากนั้นทีมงานได้สร้างแนวทางเลือกต่างๆ ก่อนที่จะทำการเปรียบเทียบในแต่ละทางเลือก มีจำนวนทั้งสิ้น 3 ทาง เพื่อให้ผู้บริหารพิจารณาว่าควรเลือกวิธีการพัฒนาและติดตั้งระบบใดที่จะก่อให้เกิดผลประโยชน์สูงสุดต่อบริษัท โดยมีรายละเอียดดังนี้

ทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป

ทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

ทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมในการติดตั้งและพัฒนาระบบ

แนวทางเลือกที่ 1: การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

การประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้นํ้าหนัก(คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4  ระดับ ดังนี้

นํ้าหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100 – 90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

นํ้าหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89 – 70   เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

นํ้าหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69 – 50   เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

นํ้าหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49 – 30   เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้นํ้าหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

จากการประเมินสามารถสรุปได้ว่าจะนำซอฟต์แวร์ A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและ

ตรงกับความต้องการมากที่สุด จึงเห็นสมควรว่าให้นำแนวทางเลือกนี้ไปเปรียบเทียบในขั้นตอนต่อไป

แนวทางเลือกที่ 2: ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

ใช้กฎเกณฑ์การให้นํ้าหนัก (คะแนน) เช่นเดียวกันกับแนวทางเลือกที่ 1 ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

จากการประเมินสามารถสรุปได้ว่าเลือกบริษัท B  เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด จึงเห็นสมควรว่าให้นำแนวทางเลือกนี้ไปเปรียบเทียบในขั้นตอนต่อไป

แนวทางเลือกที่ 3: ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development) มีรายละเอียดเพิ่มเติมดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

จากการพิจารณาสามารถสรุปได้ว่าทางทีมงาน มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำ ไว้เป็น TOR โดยใช้ระยะเวลาดำ เนินการจำนวนทั้งสิ้น 6 เดือน และมีค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ด และค่าสำ รองฉุกเฉิน เป็นต้นรวมทั้งสิ้น 250,000 บาท

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม

ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทาง จะนำ เสนอเข้าสู่การพิจารณาของคณะผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางทั้งสามตามที่ได้นำโดยมีรายละเอียดดั้งตารางนี้

ข้อเสนอแนะแนวทางเลือกทั้งสาม

ทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)

-       ข้อดี ระบบจะมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด และใช้เวลาในการติดตั้งน้อยอีกด้วย

-       ข้อเสีย ราคาค่อนข้างสูงเมื่อเปรียบเทียบกับแนวทางที่ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบเอง  เงินทั้งสิ้นจำนวน 320,000 บาท อีกทั้งทางทีมงานจะต้องต้องเรียนรู้ในรายละเอียดของซอฟต์แวร์สำเร็จรูป หรืออาจต้องแก้ไขปรับปรุง และเพิ่มเติมซึ่งจะทำให้เสียเวลา อาจจะต้องใช้เวลาในการศึกษาประมาณ 1-2 เดือน

ทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing)

-     ข้อดี ระบบจะมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด สามารถแก้ไขและปรับปรุงระบบได้ในระหว่างขั้นตอนพัฒนาระบบใหม่ ใช้เวลาในการดำ เนินงานน้อยสุดแค่ 30 วัน

-      ข้อเสีย มีค่าใช้จ่ายสูงที่สุดเมื่อเปรียบเทียบราคาของทั้งสามแนวทาง เงินทั้งสิ้นจำนวน 650,000 บาท ทีมงานต้องจัดทำ TOR ให้ครบถ้วนและสมบูรณ์ที่สุด บางครั้งงานที่ออกมาไม่ละเอียดเพียงพอที่เราต้องการและความลับของบริษัทก็รั่วไหล ซึ่งจะเสี่ยงต่อการดำเนินธุรกิจ คู่แข่งเราอาจจะรู้ได้

ทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)

-    ข้อดี ระบบจะมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด สามารถแก้ไขและปรับปรุงระบบได้ตลอด และความลับบริษัทก็ไม่รั่วไหล ด้านค่าใช้จ่ายก็ต่ำที่สุดเมื่อเปรียบเทียบทั้งสามแนวทาง เป็นจำนวนเงินทั้งสิ้น 200,000 บาท รวมทั้งเมื่อเกิดปัญหาก็ไม่ต้องเสียค่าจ้างโปรแกรมเมอร์มาแทนและยังทำให้ภายในองค์กรมีความรู้เพิ่มเติม

-      ข้อเสีย มีระยะเวลาในการดำ เนินงานมากที่สุด ถึง 4 เดือน 30 วัน  ซึ่งเกิดความล้าช้าและเสียเวลาถ้าหากต้องใช้ระบบด่วน

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

จากข้อเสนอแนะแนวทางเลือกทั้งสามได้ทำการเปรียบเทียบเพื่อให้ผู้บริหารได้ตัดสินใจได้ผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

ได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development) เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงานและความคุ้มค่าใช้ในการลงทุนแล้ว 

Context Diagram ระบบจัดการสินค้าคงคลัง

Dataflow diagram ( Level 0 ) ระบบจัดการสินค้าคงคลัง

Dataflow diagram ( Level 1) ระบบจัดการสินค้าคงคลัง

Dataflow diagram ( Level 2) ระบบจัดการสินค้าคงคลัง